Telefonen ringer, mens en driftsansvarlig forsøger at redde en forsinket leverance. Et mødeforslag fra en ukendt sælger lander dårligt lige dér. Samtalen kan dog stadig blive god, hvis den, der ringer, først spørger, om det passer at tale. Den lille forskel viser respekt for kundens arbejdsdag – og gør det næste skridt mere relevant. Mere information finder du på denne side.
En mødebooker skal ikke bare fylde kalenderen. Opgaven er at afklare, om der er et reelt emne, hvem der bør deltage, og hvornår det giver mening at tale videre. Det kræver forberedelse og evnen til at lytte, også når samtalen bevæger sig væk fra manuskriptet.
Afklar behovet, før du foreslår et møde
En god indledning er kort: Forklar, hvorfor du ringer, og stil derefter et åbent spørgsmål om kundens situation. Har modtageren ansvar for området? Bruger virksomheden allerede en løsning? Er emnet aktuelt? Svarene afgør, om et møde faktisk hjælper, eller bare bliver endnu en aftale, kunden skal finde plads til.
Forestil dig en driftsansvarlig, der koordinerer leverandører på tværs af flere lokationer. I stedet for straks at foreslå en demonstration spørger den, der ringer, hvordan virksomheden fordeler ansvaret for indkøb og drift. Det viser sig, at en kollega styrer leverandørdialogen, mens den driftsansvarlige vurderer de praktiske behov. Så kan et eventuelt møde planlægges med de personer, der faktisk har noget at bidrage med.
Målretning gør også en mærkbar forskel. En produktionschef, en økonomiansvarlig og en ejerleder kan have vidt forskellige grunde til at interessere sig for den samme løsning. Samtalen bør derfor tage udgangspunkt i personens rolle og virksomhedens hverdag – ikke i den samme salgstale til alle. Efter min mening er den tilpasning ofte forskellen på et høfligt nej og en reel dialog.
Et nej skal kunne stå ved magt. Hvis emnet ikke er relevant, så afslut samtalen ordentligt; hvis tidspunktet er problemet, så spørg, hvornår det passer bedre. Det virker mindre påtrængende og giver kunden kontrol over næste skridt.
Giv plads til et ærligt svar
Forskellen kan høres med det samme. En generisk henvendelse kunne lyde: »Vi vil gerne vise dig vores løsning. Har du tid til et møde på torsdag?« Den går direkte til kalenderen, før nogen har fundet ud af, om der overhovedet er et behov.
En mere lyttende indledning kunne være: »Jeg ringer, fordi vi taler med virksomheder om, hvordan de håndterer driften. Er det et område, du arbejder med, eller er der en kollega, jeg bør tale med?« Hvis modtageren er midt i en opgave, kan du følge op med: »Det forstår jeg. Hvornår passer det bedre, at jeg ringer tilbage?« God timing kan ikke trylles frem, men et enkelt spørgsmål kan holde døren åben.
Samtaleteknik handler ikke om at presse et ja frem. Den handler om at stille relevante spørgsmål, lytte til svarene og gøre det let at sige ja, nej eller foreslå et andet tidspunkt. Det er en ordentlig måde at arbejde på, og den giver et bedre grundlag for at vurdere, om et møde er værd at holde.
For den travle driftsansvarlige kan samtalen ende med en aftale om at tale igen, når der er mere ro på. For virksomheden, der ringer, betyder det, at kontakten ikke bliver presset ind i kalenderen uden en klar grund. Sådan kan en indledende dialog blive starten på et samarbejde i stedet for endnu en afbrydelse.
Giv sælgeren en brugbar overlevering
Når kunden siger ja til en samtale, begynder næste del af arbejdet. Sælgeren skal vide, hvad kunden gerne vil drøfte, hvorfor mødet er relevant, og hvem der deltager. Uden de oplysninger risikerer sælgeren at møde op med en standardpræsentation, selv om kunden egentlig ønsker svar på et konkret driftsproblem.
Et konkret eksempel viser, hvorfor detaljerne tæller. En sælger får en aftale med en virksomhed, hvor den første kontakt har nævnt problemer med koordineringen mellem afdelinger. Mødebookeren videregiver den oplysning sammen med kontaktpersonens rolle og den aftalte dagsorden. Sælgeren kan dermed forberede spørgsmål om arbejdsgangene i stedet for at bruge de første minutter på at gætte sig frem.
Samarbejdet mellem mødebooker og sælger er afgørende. Aftal på forhånd, hvad der gør et møde relevant, hvilke oplysninger der skal noteres, og hvordan I følger op. Processen behøver ikke være tung: En fælles forståelse er ofte nok til at gøre overleveringen mere præcis og mødet bedre for kunden.
Tilbagemeldingen efter mødet er mindst lige så nyttig. Deltog de rette personer? Passede emnet til kundens behov? Blev forventningerne indfriet? Når sælgeren deler svarene med den, der booker samtalerne, kan spørgsmål og målretning justeres. Det er løbende læring, ikke en opgave, man løser én gang.
Gør mødebooking til en del af salgsarbejdet
Kvalitet handler ikke kun om, hvorvidt en aftale står i kalenderen. Se på hele forløbet: Var kontakten relevant? Blev kundens situation afklaret? Fik sælgeren brugbar kontekst? Gav mødet mening for deltagerne? Det er mere retvisende end at tælle kalenderaftaler alene.
Start med at aftale, hvilke kundetyper og roller der er relevante, hvad sælgeren skal vide før mødet, og hvordan I håndterer et ønske om at blive kontaktet senere. Del derefter konkrete erfaringer fra samtalerne i salgsteamet. Måske er det sjældent en bestemt rolle, der ejer beslutningen, eller måske foretrækker kunder i en bestemt branche en kort indledende afklaring. Den slags observationer gør næste samtale skarpere.
Vil I skabe en mere sammenhængende indsats, kan I læse om mødebooking hos Partnerdialog. Efter min mening bør kalenderaftalen først komme, når behovet er afklaret. Når samtalen tager hensyn til kundens hverdag, bliver det lettere for både kunden og sælgeren at se, hvorfor mødet er værd at bruge tid på.
En fejlfri samtale er ikke nødvendig. Den, der ringer, skal være forberedt, stille ordentlige spørgsmål og give plads til et ærligt svar. Så bliver mødebooking et bindeled mellem kundens behov og sælgerens faglige hjælp – ikke et mål i sig selv. Og det kan mærkes allerede i den første samtale.
Se mere hos partnerdialog.dk.
